Software de gestión de servicios de campo para empresas de mantenimientos de piscinas

Introducción

Descubra cómo Pool Service Team, una empresa de servicios con sede en Punta Cana, República Dominicana, dedicada exclusivamente al mantenimiento de piscinas, logró alcanzar la tan esperada transformación digital, reuniendo un equipo 100% remoto con KeyCore International (KCI) para desarrollar una aplicación a la medida de sus necesidades. A pesar de varias experiencias fallidas con otros proveedores de tecnología locales, la mentalidad innovadora de sus directivos y un socio tecnológico capaz de interpretar sus necesidades, logró crear una herramienta de gestión de procesos especialmente diseñada para el negocio de mantenimiento de piscinas. Este software facilita la gestión de la operación de campo, reduce los posibles fallas de mantenimiento en las piscinas, y controla el inventario de suministros y otras funcionalidades que permiten a Pool Service Team ampliar su cartera de clientes y experimentar un crecimiento económico de forma eficiente.

La historia de pool service team punta cana

Pool Service Team Punta Cana lleva operando como una empresa contratista destacada desde sus inicios en 2007, cuando sólo gestionaba 14 piscinas. Su misión es preservar el bienestar, la salud de las personas y el uso sostenible del agua en sus aplicaciones recreativas, deportivas y terapéuticas, a través de un servicio de mantenimiento de piscinas con un equipo de técnicos profesionales en el área, con altos principios éticos, de responsabilidad y de servicio.

Pool Services Team cuenta actualmente con más de 300 clientes, más de 30 técnicos y 10 certificaciones otorgadas por la Fundación Nacional de Piscinas. Es importante destacar que la empresa y su gerente Flavio Dilorenzo tienen una mentalidad orientada a la innovación, participando en programas como "Dinamizadores de la Innovación" desarrollado por el Instituto Nacional de Formación Técnico Profesional (INFOTEP), en beneficio de grandes, medianas y pequeñas empresas, con el propósito de introducir cambios que contribuyan a mejorar su nivel de productividad a través de un proceso de innovación.

Fotografia de empleado de la empresa pool service, limpieando la piscina de un cliente

Crecer sin control de procesos es uno de los mayores peligros empresariales

A pesar de tener una reconocida trayectoria y un crecimiento constante, la dirección del equipo de Servicios de Piscinas en manos del Sr. Flavio Dilorenzo sabía que necesitaba un software que le permitiera automatizar los registros diarios de los servicios de mantenimiento, llevar un control del inventario de los productos necesarios para la prestación del servicio, parametrizar los posibles fallos de mantenimiento y maximizar el uso de las rutas asignadas a los técnicos diarios y así poder atender a más clientes sin comprometer la calidad del servicio.

Los procesos de registro de la información se han realizado en su mayoría de forma manual, cada día los operarios después de cada jornada de mantenimiento, acuden a las oficinas con los pedidos de los productos químicos que van a utilizar al día siguiente. Ahora con más de 300 piscinas, la dirección ha sentido la necesidad de implementar una solución tecnológica que facilite los procesos y haga más fácil el trabajo de los operadores.

Fotografia de dos empleado de la empresa pool service, limpieando la piscina de un cliente

¿Por qué el equipo de Pool Services eligió los servicios de desarrollo de software de KCI?

El equipo de Pool Services acudió a los servicios de KeyCore International con cierto escepticismo debido a experiencias previas poco exitosas. Pero este nuevo socio tecnológico fue capaz de proporcionar orientación sobre cómo la gestión de proyectos debe llevarse a cabo bajo una metodología ágil, específicamente el marco de Scrum. Esto implicó directamente al equipo de Pool Services como Product Owner y co-partícipes activos en el desarrollo de su aplicación.

El equipo de KeyCore International junto con el Product Owner, mantuvieron una comunicación fluida, consiguieron interpretar cada una de las necesidades del negocio de mantenimiento de piscinas y tras el primer entregable, la dirección del Equipo de Servicios de Piscinas se convenció de que por fin habían encontrado el socio tecnológico adecuado para el desarrollo de un software que resolviera sus retos operativos.

Fotografia de un empleado de la empresa pool service, limpieando la piscina de un cliente

¿Cómo pudo Pool Services Team desarrollar su propia herramienta de gestión con la ayuda de KCI?

KCI gestiona actualmente los proyectos utilizando el marco Agile Scrum. Este marco reduce la documentación a su mínima expresión, llevándonos a la creación de los Story Users como herramientas para el desarrollo de las funcionalidades que definen el requisito o proyecto y que servirán de base para el establecimiento de su estructura y a efectos de seguimiento y control de los entregables que se definan durante el ciclo de vida del proyecto.

Para que la aplicación del marco de trabajo sea exitosa, es necesario que todos los involucrados se comprometan no sólo a realizar las actividades derivadas de la ejecución del proyecto, sino también a cumplir con las ceremonias o actividades establecidas para el control y seguimiento de esta metodología ágil. Es importante que aquellos cuyos roles afectan directamente al producto (Product Owner/Equipo) mantengan una comunicación fluida y para ello, es imprescindible realizar las reuniones del marco de trabajo.

Fotografia de un empleado de la empresa pool service, limpieando la piscina de un cliente

Creación de la historia de usuario

Definen lo que el usuario espera en términos de funcionalidad. Esto abarca las reglas de negocio, las condiciones y/o los criterios de aceptación bajo los cuales el cliente realiza la solicitud.

El Product Owner, al ser la persona que conoce el negocio y entiende las necesidades del cliente, junto con el Project Manager, deben definir, en base al alcance general del proyecto, las Story User que se requieren realizar para cumplir con dicho alcance.

Normas Generales

  • Conocer los requisitos del Cliente y/o de las Partes Interesadas.
  • Debe tener capacidad de decisión.
  • Definir lo mejor posible el Story User. Priorizar el Product Backlog en base a las necesidades del cliente y su valor para el negocio, manteniéndolo actualizado y a disposición del equipo.
  • Definir el producto mínimo viable MVP.
  • Definir junto con el equipo la definición de acabados para los sprints y el proyecto.
  • Mantener una comunicación constante con el resto del equipo.
  • Trabajar mano a mano con el Project Manager para controlar la evolución del proyecto y minimizar los riesgos.

En KCI hemos diseñado un formato que facilita a nuestro Products Owner la realización de esta actividad, y al tratarse de un trabajo en equipo, nuestro Jefe de Proyecto le acompaña en la ejecución y revisión de la misma. Además, lo bueno de scrum es que gracias a ceremonias como la de Planificación y Refinamiento, tenemos la oportunidad de mejorar y/o actualizar los Story Users antes de que puedan ser desarrollados.

El resultado

  • Esta aplicación permite gestionar todo el proceso relacionado con el mantenimiento de piscinas para las empresas que prestan este tipo de servicio.
  • La aplicación cuenta con una versión web de back-office y una versión móvil, esto permite que sea manejada por el área operativa y gerencial de la empresa y también por los operarios que se encargan de realizar el mantenimiento de las piscinas, permitiéndoles registrar los valores de los sanitarios, las actividades realizadas, los productos utilizados, redactar reportes de novedades y fallas subir fotos en tiempo real sobre el estado de la piscina e incluso generar reportes para la visualización de los clientes.
  • La versión web de la aplicación es la que permite a la dirección de la empresa establecer todos los parámetros que se manejan dentro de la aplicación tanto en la web como en la versión móvil.
  • Estos parámetros pueden ser el registro y la asignación de las rutas donde se encuentran físicamente los parques de los clientes a los que se les va a realizar el mantenimiento. Permite establecer los niveles de medición, inventarios y reposición de productos necesarios para la ejecución del mantenimiento, la configuración de las tareas que deben realizar los operarios y los tipos de averías que pueden producirse para facilitar el uso de la app móvil.
Fotografia de un empleado de la empresa pool service, limpieando la piscina de un cliente

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