SISPOA

Sistema de planificación

Imagen de una laptop mostrando la dashboard de SISPOA

Operativa Anual

La Universidad Católica Andrés Bello integra el uso de las tecnologías para la automatización de procesos claves.

Operativa Anual

La UCAB, con el apoyo de la fábrica de software KeyCore, ha desarrollado SISPOA, una poderosa aplicación en la que el área de planificación de la universidad puede diseñar, administrar, controlar y evaluar cada una de las Planificaciones Operativas Anuales asignadas a los directores de las distintas dependencias, como son las de orden administrativo, académico, investigación, cultura y deporte, entre otras.

Origen del proyecto

La Prof. Dalia González, directora de Planificación de la Universidad Católica Andrés Bello, es la principal “Product Owner” de esta solución tecnológica y estuvo muy involucrada en el tema de organización y proceso de desarrollo. Ella es la experta en planificación operativa dentro de la prestigiosa universidad, y ha coordinado desde hace muchos años todo lo relacionado con la creación, ejecución y seguimiento de cada proyecto para posteriormente estandarizar criterios y generar informes asociados al Plan Operativo de la Universidad.”
Fotografia de la profesora Dalia Gonzalez, directora de planificacion de la Universidad Catolica Andres Bello

Desafíos y Objetivos

Cada año, la UCAB, a través de su departamento de Planificación Estratégica, establece una serie de objetivos macro o planes estratégicos que, a su vez, incluyen objetivos más específicos, retos y acciones que deben ser ejecutadas por los diferentes directores responsables. Anteriormente, esto significaba que se tenían más de 100 planes operativos en Excel, lo que requería complejas configuraciones de fórmulas y tablas con numerosas celdas, con riesgo de errores y un alto nivel de conocimiento de Excel por parte de todos los involucrados o, al menos, una supervisión exhaustiva.

Luego, el plan operativo se asignaba a las personas encargadas de ejecutarlo, y estas debían trabajar con un documento Excel previamente formulado. Los directores debían construir objetivos más específicos, describir retos y fijar planes de acción, lo que generaba cada vez más datos que requerían más documentación para respaldar las acciones a ejecutar.

La metodología utilizada no permitía incluir archivos adjuntos o documentación que respaldara las acciones que se debían realizar. La solución inmediata era enviar innumerables archivos por correo electrónico y tener repositorios para toda la información generada.

En ocasiones, una persona podía cometer errores técnicos que podrían afectar todos los procesos dependientes o modificar las fórmulas de las celdas y dañar todo el documento. Esto requería una supervisión exhaustiva para evitarlos.

Para realizar el seguimiento, era necesario hacer muchas llamadas telefónicas, convocar a innumerables reuniones con los directores y dedicar tiempo con cada uno de ellos para revisar las tablas de Excel en detalle. Todo este proceso requería mucho tiempo, recursos y energía de los involucrados, lo que resultaba en una pérdida de eficiencia.

La Prof. Dalia González, Directora de Planificación, Kastiuka Zambrano, Jefe de Gestión de Aplicaciones, María Esperanza Luis, Jefa de Aseguramiento de Calidad, y su equipo de trabajo, tomaron la decisión de hacer uso de la tecnología y automatizar todo el proceso que hasta ahora había sido en su mayoría manual, utilizando un sistema susceptible a errores, engorroso y extenuante.

Fotografia de la profesora Dalia Gonzalez, directora de planificacion de la Universidad Catolica Andres Bello

¿Cómo ayudó el producto o servicio?

Es interesante ver cómo el reto de la UCAB llamó la atención de la fábrica de software KeyCore, y cómo su vínculo con algunos de los miembros de la universidad hizo que se sintieran aún más motivados para abordarlo. Es común que las empresas de tecnología estén siempre en busca de nuevos desafíos que les permitan demostrar sus habilidades y aportar soluciones innovadoras a problemas reales.

Basándonos en nuestra experiencia y metodología de trabajo de KeyCore para el desarrollo de software. La metodología Agile es ampliamente utilizada en la industria de software y los “sprints” son una parte fundamental de ella. Estos sprints permiten a los equipos de desarrollo trabajar en objetivos específicos en un plazo de tiempo determinado y entregar resultados tangibles en forma regular. De esta manera, se pueden realizar ajustes y mejoras en el proceso de desarrollo en función de los resultados obtenidos en cada sprint.

Finalmente, luego de un trabajo en equipo, se logró automatizar todo el proceso y crear un Sistema de Planificación Operativa Anual. Se simplificó el proceso de acuerdo a las diferentes reglas internas específicas de la universidad, haciéndolo más dinámico y eficiente, y dejando atrás procesos que antes eran elaborados manualmente con la ayuda de Excel.

Un telefono y una tablet mostrando la aplicacion de SISPOA

Resultados

La aplicación no solo se creó con el propósito de automatizar un proceso que estaba consumiendo mucho tiempo de elaboración y ejecución, lo que generaba una carga de trabajo significativa y se estaba volviendo inmanejable desde el punto de vista logístico. También se tuvo en cuenta el análisis de informes históricos para generar indicadores de gestión basados en los resultados obtenidos por cada director y almacenarlos como valores históricos.

Antes, estas acciones requerían de un departamento de calidad para analizar y controlar cada uno de los POA.

Se lograron los objetivos planteados y el producto está en funcionamiento, generando un impacto positivo en la Universidad. Esto ha abierto las puertas para seguir fortaleciendo la aplicación con nuevas funcionalidades que permitan a la UCAB seguir desempeñando su función rectora en la educación, la cultura y la ciencia, promoviendo el uso de la tecnología para seguir creciendo como una de las universidades más relevantes en Latinoamérica.

Capture del dashoboard de la aplicacion de SISPOA

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